September 2004
Huishoudelijk Reglement van de “circulo privado
Los Holandeses besloten vereniging”
LIDMAATSCHAP
Artikel 1.
Men wordt lid door aanmelding als zodanig bij het secretariaat onder opgave van personalia en adres, in overeenstemming met het gestelde in artikel 6 van de statuten.
Artikel 2.
De vereniging kent:
a. gewone leden
b. ereleden
c. leden van verdienste
d. buitengewone leden
Artikel 3.
a. Gewone leden zijn zij, die conform het gestelde in de statuten als zodanig zijn toegelaten.
b. Ereleden zijn leden, die op voorstel van het bestuur door de Algemene Ledenvergadering met ten minste 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen als zodanig zijn benoemd. Zij zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
c. Leden van verdienste zijn zij, die op voorstel van het bestuur door de Algemene Ledenvergadering met ten minste 2/3 van het aantal geldig uitgebrachte stemmen als zodanig zijn benoemd. Zij zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.
d. Buitengewone leden zijn zij die gelijksoortige doelstellingen hebben: zij bezitten geen stemrecht doch hebben het recht om gehoord te worden.
Artikel 4.
a. Bij aanmelding van het lidmaatschap voor 1 september van het lopende jaar dient men de contributie van het verenigingsjaar te betalen
b. Na 1 september van het lopen jaar zal een kortingsregeling worden toegepast, mits het jaar daaraanvolgend het lidmaatschap gecontinueerd wordt.
Artikel 5.
Beëindiging van het lidmaatschap tijdens het verenigingsjaar leidt nimmer tot gehele of gedeeltelijke restitutie van de betaalde contributie.
VOERTAAL
Artikel 6.
De voertaal van de vereniging is Nederlands.
PENNINGMEESTER
Artikel 7.
a. De wijze waarop de financiële administratie door de penningmeester wordt gevoerd, wordt geregeld in overleg met het bestuur. De penningmeester zomede, bij ontstentenis van deze, elk ander lid van het bestuur mag kwijting verlenen tot een zelfde bedrag als waarvoor hij zonder fiattering van het bestuur betalingen mag doen. Incidentele uitgaven van een bedrag van € 1.200 te boven gaande, behoeft fiattering van het bestuur.
b. De penningmeester is verplicht bij wijziging in de bestuurssamenstelling en/of functieverdeling in het bestuur er op toe te zien, dat de tekenbevoegdheid bij de bank(en) waarbij de vereniging (een) rekening(en) aanhoudt uitsluitend blijft berusten bij de leden van het bestuur van de vereniging. Op datum van het aftreden van het bestuurslid vervallen alle rechten op elke titel op welke wijze dan ook uitgeoefend door dat bestuurslid, om te beschikken over goederen en/of gelden van de vereniging.
Artikel 8.
De penningmeester kan slechts aftreden nadat de kascommissie zijn administratie heeft gecontroleerd en in orde heeft bevonden en nadat hij de onder zijn berusting zijnde bescheiden en overige eigendommen aan het bestuur heeft overgedragen.
DE ALGEMENE LEDENVERGADERING
Artikel 9.
De Algemene Ledenvergadering wordt door het bestuur bijeengeroepen door middel van een schriftelijke oproep aan ieder lid dan wel door het plaatsen van een oproep in het verenigingsblad, ten minste 15 dagen voor de datum waarop de vergadering zal worden gehouden. Deze convocatie, resp. publicatie moet vergezeld gaan van een agenda met de te behandelen onderwerpen.
Artikel 10.
De leden hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering op vertoon van een geldig bewijs van lidmaatschap. Hun tegenwoordigheid op de Algemene Ledenvergadering moet blijken uit de door hen geschreven naam en geplaatste handtekening op de aanwezige presentielijst.
Artikel 11.
In de Algemene Ledenvergadering kunnen slechts rechtsgeldige besluiten worden genomen over onderwerpen die op de agenda zijn geplaatst. Ieder lid heeft het recht om op de in behandeling zijnde
onderwerpen amendementen in te dienen. Ook moet een onderwerp op de agenda van de Algemene Ledenvergadering worden geplaatst op schriftelijk verzoek van ten minste 25 leden. Dit verzoek moet uiterlijk één week voor de datum van de Algemene ledenvergadering bij het secretariaat zijn ingediend.
Artikel 12.
Behoudens het bepaalde in Artikel 14 van de Statuten heeft ieder lid een stem. Stemmen bij volmacht is toegestaan tot een maximum van 2 machtigingen per stemgerechtigde. Over zakelijke voorstellen wordt mondeling gestemd. Bij het staken van de stemmen over een bepaald voorstel wordt dit geacht te zijn verworpen. Over personen wordt schriftelijk gestemd. Heeft bij enige stemming over personen niemand de vereiste meerderheid verkregen, dan heeft een tweede vrije stemming plaats. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. Het door het bestuur benoemde stembureau bepaalt bij twijfel of een uitgebrachte stem geldig of ongeldig is.
BUITENGEWONE LEDENVERGADERING
Artikel 13.
Een Buitengewone Algemene Ledenvergadering wordt bijeengeroepen indien ten minste 10% van het aantal ingeschreven leden hiertoe schriftelijk een verzoek richt aan de secretaris met opgave van de te behandelen onderwerpen. Het bestuur is verplicht deze vergadering uit te schrijven binnen vijf weken na ontvangst van dit verzoek. Indien het bestuur in gebreke blijft, kan de vergadering door voorbedoelde leden zelf worden bijeen geroepen.
COMMISSIES EN AFDELINGEN
Artikel 14.
De doelstellingen van Los Holandeses worden mede gerealiseerd door:
A. Commissies en B. Afdelingen
Ad A:
Commissies worden ingesteld ter ondersteuning van het bestuur. Zij functioneren op terreinen waar het bestuur primair verantwoordelijkheid draagt (beleid, communicatie, imago).
De eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden van deze commissies worden hieronder vastgelegd.
1. Beheerscommissies, welke het bestuur kunnen bijstaan in de uitvoering van haar eigen beheersactiviteiten (bijvoorbeeld technische beheerscommissie, financiële commissies, e.d.). De commissieleden worden benoemd door het bestuur. Zij adviseren het bestuur.
1.1 Kascommissie. De jaarlijkse Algemene Ledenvergadering benoemt telkenmale voor het lopende jaar een kascommissie van twee leden, die geen deel uitmaken van het bestuur. Tevens benoemt de vergadering twee plaatsvervangers voor de leden van de kascommissie. Eén van beide leden is voor een tweede termijn herkiesbaar, doch mag deze functie niet langer dan twee achtervolgende jaren bekleden. De kascommissie heeft tot taak om na afloop van het verenigingsjaar het financieel beheer van de penningmeester te controleren en van haar bevindingen verslag uit brengen aan de Algemene Ledenvergadering. Het bestuur kan zo het dit wenselijk acht tussentijdse controle verlangen. Eventueel geconstateerde onregelmatigheden dienen terstond schriftelijk door de kascommissie aan het bestuur ter kennis worden gebracht.
2. Evenemententeam, voor de organisatie van bijzondere, veelal eenmalige activiteiten. De uitvoering van deze activiteiten wordt gedelegeerd naar het Evenemententeam onder de volgende voorwaarden:
a. financiële inkomsten en uitgaven komen volledig ten goede resp. ten laste van het bestuur
b. per activiteit wordt gezorgd voor een financiële begroting, welke alleen aan het bestuur ter goedkeuring wordt voorgelegd als een tekort wordt verwacht
c. ten behoeve van een goede communicatie met het bestuur is er altijd ten minste één lid van het bestuur tevens lid van het Evenemententeam
d. benoeming en ontslag van een lid van het Evenemententeam is de bevoegdheid van het bestuur, uiteraard na overleg met de zittende teamleden
e. het bestuur kan op hoofdlijnen aanwijzingen geven aan het Evenemententeam.
3. Redactiecommissie voor het maandblad van de Vereniging. Deze commissie functioneert geheel zelfstandig onder de volgende voorwaarden:
a. zij dient te opereren binnen het kader van een door het bestuur goedgekeurde jaarbegroting
b. redactieleden worden benoemd door het bestuur op voordracht van de redactiecommissie zelf. Ontslag geschiedt door het bestuur
c. artikelen over bijzondere activiteiten die niet het clubbelang dienen, resp. artikelen met betrekking tot sterk controversiële thema’s worden tevoren ter kennis van het bestuur gebracht. Publicatie is de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van bestuur en Redactiecommissie, die dus in overleg beslissen.
Ad B:
Afdelingen hebben een zelfstandige status en zijn gericht op de uitvoering van leer- en/of ontspanningsactiviteiten met een meer permanent karakter. Bijvoorbeeld: bridgeclub, biljartclub, toneelclub, Spaanse lessen, e.d. Afdelingen hebben een “erkenning” (schriftelijk) van het bestuur nodig en opereren onder de volgende voorwaarden:
a. deelname aan activiteiten van afdelingen is voorbehouden aan leden van Los Holandeses. De leiding van de afdeling dient de deelnemers te controleren op hun lidmaatschap van Los Holandeses
b. leden van Los Holandeses mogen niet worden uitgesloten van deelname aan afdelingen, tenzij een gemotiveerd verzoek hiertoe door het bestuur is bekrachtigd
c. alle in het clubgebouw aanwezige attributen, in gebruik bij de afdelingen, zijn het juridische eigendom van Los Holandeses, welke als enige rechtspersoonlijkheid heeft
d. afdelingen kunnen ter dekking van hun kosten een bijdrage vragen aan de deelnemers van hun activiteiten. De afdelingen dienen de mogelijkheid te bieden deze bijdrage per jaar, per maand of per deelname te voldoen. Er dient een redelijke verhouding te zijn in de bijdragen voor de verschillende periodes
e. Los Holandeses stelt voor de activiteiten van de afdelingen het clubgebouw of een deel ervan gratis ter beschikking voor zover er geen winstoogmerk is. Wordt dit laatste wel nagestreefd, dan zal het bestuur voor deze activiteiten toestemming gevraagd moeten worden en zal een vergoeding gevraagd kunnen worden voor het gebruik van de ruimte. De coördinatie van het tijdsbeslag dat de afdelingen leggen op het gebruik van het clubgebouw is in handen van het bestuur
f. het reilen en zeilen van een afdeling geschiedt altijd onder de verantwoordelijkheid van één of meerdere personen, die als zodanig bij het bestuur bekend moeten zijn en die dan ook voor het bestuur aanspreekbaar zijn
g. alhoewel alle afdelingen financieel zelfstandig zijn, dienen ze jaarlijks bij het bestuur van Los Holandeses een overzicht te geven van hun inkomsten en uitgavenen hun financiële saldo. Dit geldt niet indien het een afdeling met winstoogmerk betreft
h. het bestuur van Los Holandeses is te allen tijde bevoegd het beschikbaar stellen van ruimte van het gebouw aan een afdeling te weigeren indien – naar het oordeel van het bestuur – niet of in onvoldoende mate aan bovengenoemde randvoorwaarden wordt voldaan.
Artikel 15.
In geval van commissies ad hoc worden deze na het vervullen van de doelstelling ontbonden.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 16.
Bij geschillen die voortvloeien uit verschil in interpretatie of uit verschil van inzicht in de toepassing van de voorschriften van de Statuten of het Huishoudelijk reglement, beslist het bestuur, behoudens beroep op de Algemene Ledenvergadering.
Artikel 17.
Zaken waarin niet is voorzien in de Statuten of het Huishoudelijk Reglement van de vereniging worden geregeld door het bestuur.
Artikel 18.
Ieder lid ontvangt een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement.
EINDE
Document:Huishoudelijk Reglement CLH d.d. 2 februari 2009
